Política de Privacidad

FlotaDoc (en adelante, "la Plataforma") es un servicio de gestión de flotas operado desde Chile. Puedes escribirnos a contacto@flotadoc.cl.

Tratamos datos en dos calidades distintas:

• Como responsables de los datos de las cuentas de usuario (nombre, email, credenciales) y de los datos técnicos necesarios para operar el servicio.
• Como encargados, por cuenta de la empresa cliente, respecto de los datos de su flota: vehículos, documentos, mantenciones y ubicación de los vehículos. Esos datos pueden referirse a personas que no son usuarios de FlotaDoc, como los conductores o los propietarios de los vehículos. La empresa cliente decide qué datos carga y con qué finalidad, y es responsable de informar a sus trabajadores y a los demás titulares sobre ese tratamiento, en particular sobre el seguimiento GPS de los vehículos.

• Cuenta: nombre, email, rol en cada organización y contraseña (guardada solo como hash bcrypt).
• Vehículos y documentos: patente, VIN, marca, modelo, kilometraje, horómetro y los documentos que la empresa sube (revisión técnica, SOAP, padrón, permisos, órdenes de trabajo, licencias de conducir, entre otros). Algunos documentos contienen datos personales, como el nombre, RUT o domicilio del propietario o del conductor.
• Ubicación de los vehículos: posición, velocidad, estado del motor, viajes y avisos técnicos, obtenidos de los equipos GPS instalados en los vehículos o de los servicios de datos del fabricante (por ejemplo, Scania). Si el vehículo tiene un conductor asignado, estos datos se pueden relacionar con esa persona.
• Mantenciones: servicios realizados, kilometraje, costos y talleres.
• Datos técnicos: token de notificaciones push, tipo de dispositivo y sistema operativo, y registros de errores.

La app móvil puede pedir acceso a la ubicación de tu teléfono solo mientras la usas, para mostrar tu posición en el mapa. Esa ubicación se usa en el teléfono y no la enviamos a nuestros servidores.

• Prestar el servicio: mapa y viajes de la flota, control de documentos y mantenciones, reportes.
• Leer los documentos subidos con inteligencia artificial, para proponer su tipo y sus fechas. La persona que sube el documento puede revisar y corregir esos datos.
• Enviar alertas: un resumen diario por notificación push y avisos por email sobre vencimientos y mantenciones.
• Mantener la seguridad del servicio, investigar errores y llevar un registro de auditoría de las acciones relevantes.

No vendemos ni arrendamos datos personales, ni los usamos para publicidad. No realizamos perfiles ni decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas.

Tratamos los datos de las cuentas para ejecutar el contrato de servicio con la empresa cliente y con cada usuario. Los datos de la flota los tratamos por encargo de la empresa cliente y según sus instrucciones, en el marco de la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada, modificada por la Ley N° 21.719.

Para prestar el servicio usamos los siguientes proveedores. Varios procesan los datos fuera de Chile, lo que constituye una transferencia internacional de datos:

• Vercel (EE.UU.): aloja la aplicación web y la API.
• Neon (base de datos en la región de São Paulo, Brasil): almacena los datos de la Plataforma.
• Cloudflare R2: almacena los archivos de los documentos.
• Anthropic (EE.UU.): recibe la imagen o el PDF de cada documento que se analiza con IA, y el texto de las alertas para redactar el resumen semanal. Según sus términos comerciales, no usa estos datos para entrenar sus modelos.
• Sentry (EE.UU.): recibe informes de errores. Enmascaramos el texto y las imágenes de las pantallas y quitamos RUT y emails de los mensajes.
• Resend (EE.UU.): envía los emails de la Plataforma.
• Expo, junto con Apple y Google (EE.UU.): entregan las notificaciones push.
• Google Maps Platform (EE.UU.): muestra los mapas en la app móvil.
• Google Analytics (EE.UU.): mide visitas en el sitio web flotadoc.cl.
• Servidor GPS de FlotaDoc (gps.flotadoc.cl): recibe las posiciones de los equipos GPS instalados en los vehículos.

Los datos de la flota también son visibles para los miembros autorizados de la organización de la empresa cliente, según su rol. Un usuario con rol de cliente solo ve los vehículos que se le asignaron y no ve los documentos personales de los conductores.

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS con HSTS) en todas las comunicaciones, y cifrado en reposo provisto por los proveedores de base de datos y almacenamiento.
• Contraseñas guardadas solo como hash bcrypt; límite de intentos de inicio de sesión.
• Credenciales guardadas en el almacenamiento seguro del teléfono (Keychain en iOS, Keystore en Android).
• Acceso por roles dentro de cada organización y aislamiento de los datos entre organizaciones.
• Archivos servidos solo mediante enlaces firmados de corta duración.

• Cuenta: mientras esté activa. Al eliminarla, se borran tu cuenta y tus accesos.
• Datos de la flota (vehículos, documentos, mantenciones, viajes y ubicación): mientras la empresa cliente mantenga el servicio. Al terminar el contrato, o cuando la empresa lo solicite, los eliminamos dentro de 30 días.
• Registro de auditoría: conservamos un registro de las acciones relevantes (por ejemplo, quién eliminó un vehículo), que puede incluir el email de quien actuó, por motivos de seguridad.

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo escribiendo a contacto@flotadoc.cl. Respondemos dentro de los plazos que establece la ley.

• Puedes eliminar tu cuenta desde la app: Ajustes > Eliminar mi cuenta.
• Si eres conductor o propietario de un vehículo y tus datos fueron cargados por una empresa cliente, puedes dirigirte a esa empresa o escribirnos: derivaremos tu solicitud a la empresa responsable y la apoyaremos para atenderla.

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte datos personales, la notificaremos a las empresas clientes afectadas y, cuando corresponda según la ley, a la autoridad y a los titulares.

FlotaDoc es un servicio empresarial. No está dirigido a menores de 18 años y no recopilamos intencionalmente datos de menores.

Podemos actualizar esta política. Te avisaremos de los cambios importantes a través de la app o por email, e indicaremos la fecha de la última actualización al inicio de esta página.

Para consultas sobre privacidad o para ejercer tus derechos, escríbenos a contacto@flotadoc.cl.